Давайте представим рабочий день обычного офисного сотрудника. Как проходит этот день?
Вы садитесь написать важный отчет, в этот момент «дзынь», всплывает напоминание о почте. Ага, письмо от босса с очередным поручением, которое надо сделать «вчера», вы отвлекаетесь, собираетесь тут же решить эту задачу, подходит коллега и спрашивает, как вам вчерашняя премьера. Вы несколько минут разговариваете, и только собираетесь сесть за отчет, тут снова «дзынь», на телефоне оповещение, что ваш приятель прокомментировал ваш пост, вы открываете фейсбук и зависаете во френдленте еще на полчаса, ставя лайки на новые фотографии друзей. Тут уже приходит время обеда, вы обедаете с коллегами, после снова садитесь за отчет и, о, черт, вспоминаете, что еще не выполнили поручение босса из письма, а еще надо позвонить родителям, записаться к врачу и вообще… И так проходит целый день. А по итогам: ни-че-го не сделано. А все бесконечные отвлечения и ощущение бездарно потраченного времени.
По статистике, среднего менеджера отвлекают каждые 8 минут.
Предположим, каждое отвлечение – в лучшем случае 3 минуты. А это уже 3 часа в восьмичасовом рабочем дне. А еще не забывайте, что нам требуется порядка 10-20 минут на раскачку, чтобы выйти на прежний уровень продуктивности, который был, до того как нас прервали. Тогда получаются вообще страшные цифры. А работать когда? Вот отсюда берутся наши переработки, неудовлетворенность и стресс как итог.
Процессор перегружен, мы не успеваем обрабатывать всю информацию, постепенно нарастает непонимание, раздражение и стресс. Бесконечно хочется нажать «resert». И сделать перезагрузку.
Что делать? Как самому управлять входящими потоками, работать с отвлечениями, чтобы не становиться «рабом лампы»?
Поэтому модные в то время веяния в виде тайм-менеджмента были очень актуальны. Нужно иногда ужесточить меры, чтобы не распыляться.
Не все будет работать именно с вами, но какой-то набор инструментов и хаков в сфере продуктивности, управления временем и энергией вы, надеюсь, сможете применить.
Ну что, поехали:
Давайте вернемся к той стопке непрочитанных книг, папке купленных, но не пройденных электронных курсов на компьютере и закладок в сети на непрочитанные статьи, до которых никак не доходят руки.
Во первых, все эти «непрочитанные» вещи, как и все незавершенные дела, сосут из нас энергию и только способствуют росту неудовлетворенности, поэтому, выход один — самому брать быка за рога и начинать фильтровать всю входящую информацию и работать с отвлечениями.
Итак, как не утонуть в информации:
1. Сядьте на низкоинформационную диету.
2. Установите фильтры. Любая информация, которую мне хочется проглотить проходит проверку стоп-вопросом: «Как эта инфо пригодится мне в ближайшее время»? И если ответ отрицательный, то я откладываю ее на момент надобности.
3. Ограничьте количество новостей в жизни. Ничего важного вы не пропустите. Все самое важное вам обязательно расскажут. Я читаю заголовки в новостной ленте в интернете и если что-то мне особенно интересно, захожу и трачу на это не более 2 минут в день.
4. Откажитесь от телевизора или ограничьте время на него. Вся телеиндустрия заточена на то, чтобы удерживать вас у телеэкранов. Таким образом, они реализуют свои цели, а вы — нет. Вы просто тратите время своей жизни. Другой вопрос, если телевизор помогает вам расслабиться, но для этого хватит полчаса-час в день.
Немножко цифр. По статистике средний человек тратит на телевизор порядка 3-6 часов в день, это 45-90 дней в году. 3 месяца жизни! Вы только представьте, как бы изменилась ваша жизнь, если бы вы потратили это время на улучшение ее качества!
5. Абсолютно то же самое касается соц. сетей. Многие уже давно не смотрят телевизор, но благополучно заменяют его социальными сетями и сами не замечают, какое колоссальное количество времени тратят впустую.
Итак, ограничьте время в соц. сетях. Либо используйте их функционально. Моя новостная лента настроена так, что я читаю только анонсы по интересным мне темам и новости интересных мне людей.
6. Используйте правило «50 на 10», то есть 50 минут продуктивной работы без отвлечений и 10 минут вознаграждения в социальных сетях в виде блуждания по френдленте и нажимания лайков).
7. Раз в неделю или раз в день делаем полный отказ от гаджетов. Никаких телефонов, айпадов, ноутбуков и даже книг. От-дох-ните! Сконцентрируйтесь на мире вокруг, на зелени листьев, голосах друзей, музыке, ощущениях тела. Хватит жить в вымышленном мире.
Бесконечные посты и фотографии в фейсбуке о хронологии ежедневных действий знакомых и коллег и возникает вопрос, а когда они успевают жить и успевают ли, если вся жизнь происходит через призму инстаграмма и фейсбука и сколько драгоценного времени уходит на то, чтобы сфотографировать и запостить, вместо того, чтобы продышать и прочувствовать жизнь.
Социальные сети — прекрасный инструмент найти единомышленников, поделиться важным с миром, пообщаться с интересными тебе людьми, не говоря уже о возможностях маркетинга и продвижения идей, но здесь очень важно соблюсти эту тонкую грань между реальной и виртуальной жизнью и не стать зависимым от внешних факторов, как лайки и комментарии, а осознанно проживать свою жизнь.
Едем дальше:
8. Освобождайте свой мозг — постоянно сбрасывайте всю информацию в одно место, это может быть список в ежедневнике, на планшете или компьютере, желательно, чтобы носитель информации был один. И ежедневно разбирайте свой единый список и структурируйте информацию. Главное, не пытайтесь удержать весь хаос идей, мыслей и дел в голове. Нажимайте кнопку «сброс». Чтобы структурировать хаос, я использую mind maps или интеллект-карты.
Медитируйте, расслабляйтесь, занимайтесь фрирайтингом, только не держите все в оперативной памяти, если не хотите «зависнуть».
Это особенно важно, если вам нужно принять качественное решение, нагенеририть идей. Здесь вы должны оставить все заботы позади и освободить голову, полную стереотипов, для новых идей и свежих решений. А для этого просто запишите все хаотические мысли на бумагу, опустошите ваш драгоценный сосуд и вперед к новым идеям!
9. Не бойтесь списков. Это не западня, как думают иррационалы — это свобода, свобода вашего разума думать о том, что действительно важно, а не застревать в ворохе пролетающих идей и мыслей.
10. Разберитесь с телефоном. Мы и не заметили как стали рабом наших гаджетов. Один телефонный звонок может разрушить наши грандиозные планы. А ведь ни-че-го не случится, если вы ответите не сразу, а чуть-чуть позже. Только, если вы не сотрудник МЧС и скорой помощи. Всегда можно перезвонить в перерывы, в конце дня или через день, в зависимости от актуальности. Телефон часто служит показателем собственной востребованности, хотя, скорее это мнимая нужность и показатель того, что мы не в состоянии организовать свое пространство.
Постепенно вы приучите своих клиентов, друзей и близких уважать время и начнете уважать его сами.
11. Снизьте, наконец, количество проверок электронной почты. Так же, как и телефон, соц. сети, электронная почта стала настоящим хронофагом, который бесконечно пожирает ваше время. А все потому, что мы считаем, что должны мгновенно реагировать на каждое прилетающее письмо. Помните, мы должны действовать не реактивно, а проактивно, управлять самому. Абсолютно необязательно смотреть только что пришедшее письмо. Гораздо эффективнее сделать несколько временных блоков для проверки почты. Нет ничего такого сверхсрочного, на что вы не можете взять мини тайм-аут.
12. Отключите push-up уведомления соц. сетей и оповещения почты и проверяйте их тогда, когда вы действительно этого хотите, а не тогда, когда хотят этого от вас.
13. И самое важное, научитесь вежливо говорить «нет» ненужным делам и людям. Вы наверняка замечали, как много времени и энергии уходит на пустые разговоры и занятия. А мы не можем найти правильных слов, чтобы вежливо отказать человеку или дать понять, что мы заняты. Хорошая новость, что умение говорить «нет» — это навык и ему можно и нужно учиться.
Будьте в меру жесткими, не идите на поводу у информации и отвлечений. Мы живем в информационном веке, так надо использовать информацию и технологии себе во благо, а не становиться их рабами. В сегодняшней ситуации мы прекрасно видим, как легко управлять нами через информационные потоки. Не будьте рабами, распоряжайтесь своей жизнью сами. Фильтруйте, блокируйте, отказывайте. Это ваша жизнь, ваше настроение, ваша территория.